Beschlussvorlage - 0419/20

Beschlussvorschlag:

 

Der Digitalisierungsausschuss möge beschließen:

 

„Der Digitalisierungsausschuss nimmt vom Sachstandsbericht zur Digitalisierung beim Landkreis Northeim Kenntnis.“

Finanzielle Auswirkungen:

Beschluss hat finanzielle Auswirkungen:	X	Nein		Ja, in der Drs. erläutert
Haushaltsmittel stehen zur Verfügung:		Ja		Nein, in der Drs. erläutert

 

Sachverhalt:

 

Das gemeinsam mit der KDG geführte OZG-Projekt hat den letzten Projektabschnitt erreicht. Die TOP-Dienstleistungen wurden ermittelt und mit allen beteiligten Personen abschließend erörtert und letztendlich fixiert. Daraufhin wurden den jeweiligen Verwaltungsleistungen, fachlich zuständige Ansprechpersonen zugeordnet. Mit diesen Personen wurden mit der KDG und der Arbeitsgruppe Digitalisierung Prozessinterviews durchgeführt. Die innerhalb der Interviews erhobenen Informationen dienen als Basis zur Erarbeitung einer, im besten Falle, medienbruchfreien Online-Dienstleistung.

 

Um Synergieeffekte zu erzielen, wurden mit diesen Fachbereichen parallel Kick-Off-Gespräche geführt, welche als Grundlage für Workshops mit den einzelnen Bereichen dienen, in denen individuelle Digitalisierungsstrategien fachbereichs­orientiert erarbeitet werden. Diese haben in den ersten beiden Novemberwochen stattgefunden.

 

Wie bereits im letzten Sachstandsbericht erwähnt, befand sich der kreisweite Portalverbund zum damaligen Zeitpunkt in der finalen Projektphase. Da es sich bei der Inbetriebnahme des kreisweiten Portalverbundes um einen gewichtigen Meilenstein für alle Kommunen des Landkreises Northeim handelt, wurde entschieden, dass dieser Meilenstein mit allen Beteiligten gemeinsam erreicht werden soll. Aus diesem Grund wurde der 01. Januar 2023 als Termin für die gemeinsame Inbetriebnahme fixiert. Die Kommunen gewinnen damit mehr Zeit sich personell und organisatorisch auf einen reibungslosen Ist-Betrieb im neuen Jahr vorzubereiten. Darüber hinaus kann das Angebot an Online-Services für die Bürgerinnen und Bürger in dieser Zeit noch weiter ausgebaut werden und damit ein noch größeres Leistungsspektrum über das neue Portal angeboten werden.

Auf das Angebot von Online-Dienstleistungen hat diese Verschiebung keinen Einfluss, da diese unabhängig vom kreisweiten Portalverbund auch über die jeweiligen Internetauftritte der Städte und Gemeinden sowie des Landkreises Northeim zur Verfügung stehen.

 

Die Onlineterminvergabe wird seit dem 01. Juli 2022 im Fachbereich 35 Soziale Leistungen genutzt und bietet den Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit telefonische Beratungstermine zu vereinbaren. Nach positivem Feedback soll die Onlineterminvergabe nun sukzessive in weiteren Bereichen der Kreisverwaltung eingeführt werden. Eine interne Umfrage zur Einführung der Onlineterminvergabe wurde durchgeführt. Es haben 14 Organisationseinheiten der Kreisverwaltung Interesse bekundet und werden zeitnah projektiert.

 

Die fortschreitende Digitalisierung sowie die Ausweitung des mobilen Arbeitens erfordern zunehmend die Bearbeitung elektronischer Postein- und ausgänge. Vor diesem Hintergrund wird beim Landkreis Northeim sukzessive die digitale Poststelle eingeführt. Dadurch können Prozesse innerhalb der Kreisverwaltung beschleunigt werden. Die digitale Poststelle ermöglicht Mitarbeitenden, die u.a. im Homeoffice oder in Außenstellen tätig sind, Post direkt von dort aus zu empfangen und zu versenden. Die extern eingehende Post wird in unserer Poststelle gescannt, somit können die Mitarbeitenden unmittelbar auf die Posteingänge zugreifen. Dazu wird derzeit im Rahmen einer Testphase die externe Eingangspost für das Ressort 2.2 Prozessmanagement eingescannt. Bei der digitalen Ausgangspost entfallen zukünftig der Druck, das Kuvertieren sowie das Frankieren vor Ort. Diese Tätigkeiten werden automatisiert vorgenommen. Diesbezüglich hat im Oktober 2022 eine Testphase mit einem externen Anbieter begonnen. Als Pilotbereich versendet fortan der Fachbereich 35 Soziale Leistungen die Ausgangspost digital. Ziel ist es, nach den ersten Erfahrungen im Umgang mit elektronischer Eingangs- und Ausgangspost, die digitale Poststelle auf weitere Organisationseinheiten auszuweiten.

 

Der Podcast „Neues aus dem Digital“ des Landkreises Northeim erscheint weiterhin monatlich und begleitet die Umsetzung der Verwaltungsdigitalisierung. Im November wird die zehnte Folge veröffentlicht. In den bisherigen Ausgaben wurden zum einen Gesprächspartnerinnen und Gesprächspartner aus der Kreisverwaltung des Landkreises Northeim begrüßt, darunter Mitglieder des Teams Digitalisierung, der Dezernent für Kreisentwicklung Jan-Christopher Linck und die Leiterin des Referats Zentrale Dienste und Finanzen Sabine Lange.

 

Zum anderen wurde in Gesprächen mit externen Gästen wie dem Referenten für Digitalisierung beim Niedersächsischen Landkreistag Stefan Domanske und der Leiterin des Referates Digitalisierung und IT-Service bei der Stadt Göttingen Diana Walkinstik-man-alone ein erweiterter Blick auf die Verwaltungsdigitalisierung in Niedersachsen geworfen. Mit den Fachgesprächen und einem „News-Update“ in jeder Folge werden interessierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie Bürgerinnen und Bürger monatlich über den aktuellsten Stand und das Vorgehen im Digitalisierungsprozess des Landkreises Northeim informiert. Der Podcast kann auf der Website des Landkreises Northeim sowie allen gängigen Portalen (Spotify, Apple Podcasts, Amazon Music, etc.) gehört werden.