Der digitale Assistent nimmt Anrufe rund um die Uhr entgegen, erfasst Anliegen und leitet diese in transkribierter Form per E-Mail an die zuständigen Mitarbeitenden weiter. In dringenden Fällen kann der VoiceBot während der Öffnungszeiten auch direkt mit einer Ansprechperson verbinden.
Mit dem neuen System soll die telefonische Erreichbarkeit verbessert und gleichzeitig eine spürbare Entlastung in stark frequentierten Bereichen erreicht werden. Perspektivisch ist geplant, den VoiceBot mehrsprachig anzubieten und mit dem Terminvergabesystem zu verknüpfen – sodass künftig auch Terminbuchungen direkt per Sprachdialog möglich sind.
Nach einer erfolgreichen internen Testphase wird der VoiceBot zunächst im Büro der Landrätin eingesetzt. Eine schrittweise Ausweitung auf weitere Bereiche der Kreisverwaltung ist vorgesehen.
Das System wurde gemeinsam mit den Firmen FrontDesk und InDialog eingerichtet. Der Schutz personenbezogener Daten wird durch eine automatische Abfrage im Gesprächsverlauf sichergestellt.
Bei Fragen oder Rückmeldungen zur Nutzung des VoiceBots können Bürgerinnen und Bürger sich gerne direkt an das Digitalisierungsteam wenden: digitalisierung@landkreis-northeim.de